ELECTRONIC COMMERCE SOLUTIONS PROVIDER

 

 

 

 

E D I - Elektroniczna Wymiana Danych (Electronic Data Interchange)

Elektroniczna wymiana danych EDI jest to przesyłanie komunikatów elektronicznych (będących odpowiednikami dokumentów handlowych lub administracyjnych w postaci papierowej), tworzonych według powszechnie uzgodnionego standardu między aplikacjami w różnych systemach komputerowych, za pomocą teletransmisji.

Oznacza to, że zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych przesyłanych pocztą, przekazywane są ich odpowiedniki w postaci zapisu elektronicznego. Takie dokumenty jak zamówienie, potwierdzenie zamówienia, zlecenie wysyłkowe, faktura itd. nie muszą być drukowane lecz - po wygenerowaniu odpowiadających im struktur danych w pamięci komputera, przez program aplikacyjny w systemie informatycznym nadawcy - mogą być przesłane elektronicznie do systemu komputerowego adresata, i tam przetworzone automatycznie, bez interwencji człowieka, przez inny program aplikacyjny potrafiący zinterpretować otrzymane struktury danych. Systemy komputerowe nadawcy i adresata mogą być pod każdym względem odmienne. Jedynym wymaganiem jest aby potrafiły odczytać i zinterpretować struktury danych będących przedmiotem wymiany, zapisane według uzgodnionego standardu.

Definicji EDI jest wiele, jednak jedyna istotna różnica jaka w różnych definicjach może się pojawić, to jest rozszerzenie środków przekazu w stosunku do teletransmisji na bardziej ogólne sformułowanie: środki elektroniczne. Oznacza to, że możemy mówić o EDI także w przypadku wymiany komunikatów elektronicznych za pomocą nośników magnetycznych np. dyskietek. Takie rozwiązania mają jednak marginalne znaczenie; mogą być użyteczne w fazie testowania wdrożeń. Dla podkreślenia najważniejszej cechy EDI, często w definicji dodawane jest określenie ‘przetwarzanie bez interwencji człowieka’. W rzeczy samej fakt odpowiedniego sformatowania danych pozwala na automatyczne interpretowanie i przetwarzanie danych. To właśnie stanowi cechę, która odróżnia komunikat elektroniczny czyli dokument EDI od dokumentu elektronicznego, zawierającego zwykły tekst przekazywany w formie elektronicznej. Nie jest on więc sformatowany w standardzie EDI i jego automatyczne przetworzenie nie jest możliwe - potrzebna jest praca człowieka.

20%techniki, 80%organizacji

Zastosowanie EDI związane jest ze zmianą metod zarządzania, oraz z usprawnieniem procedur logistycznych. Wdrożenie podsystemu EDI w planie technicznym nie stanowi obecnie problemu. Aby jednak właściwie wykorzystać EDI konieczne jest:
- zintegrowanie podsystemu EDI z wewnętrznym systemem informatycznym
- zmiana wewnętrznego obiegu informacji
- reorganizacja procedur logistycznych w uzgodnieniu z partnerami
- dostosowanie polityki marketingowej do nowych możliwości.

Korzyści stosowania EDI

Zastosowanie EDI przynosi szereg korzyści, które klasyfikuje się w dwóch kategoriach:

• Korzyści bezpośrednie wynikające z automatyzacji procedur operacyjnych:
  - redukcja kosztów
  - eliminacja błędów podczas wprowadzania danych
  - szybkość przekazu i przetwarzania
  - skrócenie cyklu sprzedaż-fakturowanie-zapłata
  - eliminacja barier językowych

• Korzyści długofalowe osiągane przez zaprojektowanie od nowa przepływów informacji oraz dostosowanie strategii działania do nowych możliwości jakie daje EDI:
  - usprawnienie organizacji i obiegu informacji
  - wzmocnienie więzi między partnerami
  - usprawnienie cyklu logistycznego - redukcja zapasów, procedury JUST-IN-TIME
  - poprawa konkurencyjności firmy - sprawna obsługa klienta
  - zwielokrotnienie efektów inwestycji informatycznych i telekomunikacyjnych.

Firmy o wieloletnim doświadczeniu w stosowaniu EDI podkreślają, że efekty bezpośrednie szybko pokrywają wszelkie wydatki inwestycyjne związane z implementacją EDI. Jednak korzyści długofalowe uważane są za najważniejsze, gdyż przyczyniają się do poprawy konkurencyjności firm.

Podejście logistyczne

Doświadczenia praktyczne wskazują jednak, że wdrożenie EDI przynosi istotne efekty tylko wtedy, gdy jest wkomponowane w cały proces usprawnień organizacyjnych, gdy jest ostatnim etapem takiego procesu, kiedy podsystem EDI współpracuje ze zintegrowanym, kompleksowym systemem informatycznym obsługującym wszystkie agendy przedsiębiorstwa. Tak funkcjonująca firma poszukuje sposobów na usprawnienie wymiany informacji z otoczeniem, z wyraźnym celem usprawnienia przepływu materiałów i środków pieniężnych. Jest to podejście logistyczne a więc kompleksowe. System EDI staje się wtedy niezbędnym składnikiem infrastruktury procesów logistycznych. ODETTE (Europejska Organizacja EDI w przemyśle motoryzacyjnym) traktuje logistykę jako nieodłączny element wdrażania EDI.

Podejście firmy do wdrażania EDI związane jest z jej rolą na rynku. Inna jest skala przedsięwzięcia w firmie wiodącej (producent finalny, hurtownia), która podejmuje inicjatywę wprowadzenia EDI w kontaktach ze swoją siecią dostawców a inna w firmie będącej dostawcą jednej lub kilku części czy podzespołów. Na firmę wiodącą spada główny ciężar prac rozwojowych i projektowych. Firmy (dostawcy) korzystają zwykle z pomocy firm wiodących a co najmniej z dokumentacji stosowanych sub-komunikatów EDI. Najczęściej firma wiodąca w różny sposób nakłania swoich dostawców do wdrożenia EDI. Zwykle efekty wewnętrzne wprowadzenia EDI w firmie satelickiej są nieistotne, najważniejszym efektem jest zdobycie zamówień lub/i ustabilizowanie pozycji stałego dostawcy dla potężnej firmy wiodącej.

Standardy EDI

Elektroniczna wymiana danych z wieloma partnerami wymaga uzgodnienia między nimi wielu parametrów technicznych a między innymi struktury danych. W miarę rozwoju EDI powstawały w tym zakresie standardy branżowe i regionalne. Niektóre z nich są szeroko rozpowszechnione, są i zapewne długo jeszcze będą używane. Lecz gwałtowny rozwój handlu światowego w ostatnich dziesięcioleciach stworzył potrzebę opracowania jednolitego standardu w skali światowej. Takim standardem jest EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), opracowany i rozwijany pod auspicjami ONZ.

Standard ten obejmuje zasady składni, wytyczne i wielopoziomowy system katalogów, które nazywamy Bazą Normatywną EDIFACT. Zgodnie z zasadami składni opracowywane są struktury standardowych komunikatów, które są przeważnie odpowiednikami tradycyjnych (papierowych) dokumentów handlowych. Komunikaty budowane są ze standardowych kodowanych elementów składowych. Obecnie standard UN/EDIFACT obejmuje ponad 200 komunikatów. W ich strukturach i dokumentacji zawarta jest ogromna wiedza (know-how) na temat procesów i procedur handlowych oraz administracyjnych (celnych, ubezpieczeniowych, transportowych).

Dokumentacja UN/EDIFACT może być pozyskana bezpośrednio z bazy danych ONZ poprzez Internet.

Klasyczny model systemu EDI

Powszechnie stosowany model systemu EDI opiera się na koncepcji pliku pośredniego (po ang. flat file). Jest to plik tekstowy generowany lub wczytywany przez aplikację w systemie informatycznym, stanowiący interfejs pomiędzy aplikacją a specjalnym programem, który dla każdego dokumentu dokonuje konwersji danych zawartych w pliku pośrednim na strukturę zgodną z definicją komunikatu elektronicznego. Program taki, zwany konwerterem EDI lub translatorem EDI, realizuje analogiczny proces w kierunku odwrotnym, zamieniając strukturę danych zawartych w odebranym komunikacie na postać pliku pośredniego. Konwerter organizuje komunikaty w wymiany transmitowane następnie przez odpowiedni program komunikacyjny do poszczególnych partnerów. Konwerter jest przeważnie uniwersalnym programem sterowanym tablicami, które zawierają definicje struktury pliku pośredniego i pliku EDI oraz ich powiązania.

Ogólny schemat takiego rozwiązania przedstawia rysunek poniżej.

 

 

Konwersja i komunikacja wykonywane są przez specjalizowane programy sterowane tablicowo (table driven). Program sterujący zapewnia automatyzację procesów konwersji i komunikacji. Zachodzą one w tle, niewidoczne dla użytkownika.